Polityka prywatności

Obowiązuje od 23 września 2026 r.

Opisujemy tu, jak Outofplace Poland sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku ze stroną www.outofplace.space (w wersji polskiej i angielskiej), korespondencją oraz współpracą z klientami i dostawcami. Dokument realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Outofplace Poland sp. z o.o. z siedzibą w Łomży, ul. Żabia 4, 18-400 Łomża, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001163427, NIP 7182173789, REGON 541259259, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Outofplace”, „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktujesz się z nami:

• e-mailem: contact@outofplace.space,
• telefonicznie: +48 502 856 472,
• listownie: Outofplace Poland sp. z o.o., ul. Żabia 4, 18-400 Łomża.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie wymaga tego art. 37 RODO.

2. Kogo dotyczy polityka

• osób odwiedzających stronę,
• osób, które do nas piszą lub dzwonią,
• osób reprezentujących naszych klientów, potencjalnych klientów, dostawców i partnerów oraz osób wskazanych przez nich do kontaktu,
• osób, które kontaktują się z nami przez nasze profile na Instagramie, LinkedInie i Dribbble,
• osób, które przesyłają nam zgłoszenia rekrutacyjne.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Odwiedziny strony. Strona nie ma formularzy, kont użytkowników, newslettera ani płatności. Nie korzystamy z narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani wtyczek serwisów społecznościowych. Przy każdym wyświetleniu strony Twoja przeglądarka przekazuje dane techniczne, które przetwarza dostawca hostingu i które mogą trafić do logów serwera: adres IP, datę i godzinę żądania, adres podstrony, kod odpowiedzi serwera, adres strony odsyłającej oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Strona może też zapisać w Twojej przeglądarce plik cookie z wybranym językiem (punkt 10).

Kontakt. Kliknięcie adresu e-mail lub numeru telefonu otwiera Twój program pocztowy lub aplikację do połączeń, a przycisk kopiowania umieszcza nasz adres e-mail w schowku Twojego urządzenia. Strona nie przesyła przy tym do nas żadnych danych. Gdy do nas napiszesz lub zadzwonisz, przetwarzamy dane, które sam przekażesz: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy i stanowisko oraz treść wiadomości i załączników. Nie nagrywamy rozmów telefonicznych.

Współpraca z firmami. Dane osób reprezentujących klientów, dostawców i partnerów oraz osób wskazanych do kontaktu (imię i nazwisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu, stanowisko, nazwa pracodawcy lub zleceniodawcy) otrzymujemy od tych osób albo od firmy, którą reprezentują. Czasem pozyskujemy je z publicznych źródeł: strony internetowej firmy, KRS, CEIDG lub profilu zawodowego, np. na LinkedInie.

Media społecznościowe. Jeśli obserwujesz nasze profile, komentujesz lub piszesz do nas na Instagramie, LinkedInie albo Dribbble, przetwarzamy nazwę Twojego profilu, publiczne informacje z profilu oraz treść komentarzy i wiadomości.

Rekrutacja. Jeśli prześlesz nam CV, portfolio lub list, przetwarzamy dane zawarte w tych dokumentach. Nie przesyłaj nam danych szczególnych kategorii, np. o zdrowiu, jeśli nie jest to konieczne.

4. Cele i podstawy prawne

• Udostępnianie strony zgodnie z Regulaminem: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi drogą elektroniczną).
• Bezpieczeństwo strony, wykrywanie nadużyć i usuwanie błędów, w tym logi serwera: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest sprawnie działająca i bezpieczna strona.
• Zapamiętanie wybranej wersji językowej: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wygodne korzystanie ze strony w wybranym języku), o ile plik cookie z kodem języka jest daną osobową.
• Odpowiedź na wiadomość i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na zapytania i utrzymywanie kontaktów biznesowych). Jeśli pytasz o zawarcie umowy z Tobą: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy).
• Przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy stroną umowy jesteś Ty (np. prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą); art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy reprezentujesz firmę albo jesteś osobą wskazaną do kontaktu (zawarcie i wykonanie umowy z tą firmą).
• Faktury, księgowość i podatki: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości, Ordynacją podatkową i ustawą o podatku od towarów i usług.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Prowadzenie profili w mediach społecznościowych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (informowanie o naszej działalności i kontakt z odbiorcami).
• Rekrutacja: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie), a przy rekrutacji na umowę o pracę także art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy. Dane, które podasz z własnej inicjatywy ponad wymagane: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez ich przesłanie). Przechowanie zgłoszenia na potrzeby przyszłych rekrutacji: wyłącznie za Twoją odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Nie wysyłamy newslettera. Informacje handlowe drogą elektroniczną wysyłamy tylko wtedy, gdy wcześniej się na to zgodzisz.

5. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy jednak na wiadomość, a bez danych potrzebnych do umowy nie zawrzemy jej ani nie wykonamy. Dane do faktur są wymagane przez przepisy podatkowe. Dane techniczne, takie jak adres IP, są niezbędne, żeby strona mogła wyświetlić się w Twojej przeglądarce.

6. Odbiorcy danych

Dane powierzamy podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:

• Vercel Inc. (USA): hosting strony i sieć dostarczania treści (CDN), w tym logi serwera;
• Cloudflare, Inc. (USA): obsługa DNS domeny outofplace.space; ruch do strony nie przechodzi przez serwery Cloudflare, a Cloudflare przetwarza tylko dane techniczne zapytań DNS;
• Spaceship, Inc. (USA): poczta e-mail w domenie outofplace.space (usługa Spacemail);
• dostawcy usług księgowych, prawnych i informatycznych oraz narzędzi do komunikacji i pracy biurowej, w zakresie potrzebnym do wykonania ich usług.

Jako odrębnym administratorom dane mogą trafić do:

• operatorów Instagrama, LinkedIna i Dribbble, w zakresie Twojej aktywności na tych platformach, na zasadach opisanych w ich politykach prywatności. W zakresie statystyk naszych profili możemy być współadministratorem razem z operatorem platformy, na zasadach, które ten operator określa;
• banków i operatorów płatności, przy rozliczeniach;
• organów publicznych i sądów, wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym podmiotom do celów marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Vercel, Cloudflare i Spaceship mają siedziby w USA, a ich infrastruktura działa także poza EOG. Przekazanie danych odbywa się na podstawie:

• decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w odniesieniu do Vercel Inc. i Cloudflare, Inc., które są certyfikowane w tym programie (lista certyfikowanych firm: dataprivacyframework.gov (otwiera się w nowej karcie)). Obie firmy stosują dodatkowo standardowe klauzule umowne;
• standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), w odniesieniu do Spaceship, Inc.

Kopię zabezpieczeń otrzymasz, pisząc na contact@outofplace.space.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Logi serwera: do 30 dni.
• Plik cookie z wybranym językiem: do końca sesji przeglądarki.
• Korespondencja: przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie do 3 lat od ostatniej wiadomości, co odpowiada terminowi przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 Kodeksu cywilnego). Korespondencję dotyczącą umowy przechowujemy jak dane umowne.
• Dane związane z umową: przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń: co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i 6 lat dla pozostałych, z końcem terminu przypadającym na ostatni dzień roku kalendarzowego.
• Dokumenty księgowe i podatkowe, np. faktury: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Media społecznościowe: dopóki treść pozostaje na naszym profilu albo do jej usunięcia przez Ciebie lub operatora platformy; wiadomości: jak korespondencja.
• Zgłoszenia rekrutacyjne: do zakończenia rekrutacji. Jeśli nie prowadzimy rekrutacji, odpowiadamy i usuwamy zgłoszenie w ciągu 30 dni. Za Twoją zgodą na przyszłe rekrutacje: do 12 miesięcy albo do wycofania zgody.

Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu usuwamy wcześniej, jeśli skutecznie wniesiesz sprzeciw.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO). Po sprzeciwie przestaniemy przetwarzać dane, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzamy dane na jej podstawie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na contact@outofplace.space albo na adres siedziby. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię uprzedzimy. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl (otwiera się w nowej karcie)).

10. Pliki cookie

Strona nie używa plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących. W zwykłych warunkach nie zapisuje żadnych plików cookie; wersja językowa wynika z adresu. W rzadkich sytuacjach, gdy zabezpieczenia hostingu muszą sprawdzić przeglądarkę (np. podczas ataku na stronę), Vercel zapisuje krótkotrwały plik bezpieczeństwa. Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies.

11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Nie profilujemy osób odwiedzających stronę.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO). Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS, a dostęp do skrzynek pocztowych i dokumentów mają tylko osoby, które go potrzebują. Nie przesyłaj nam e-mailem haseł ani danych szczególnych kategorii.

13. Linki do innych stron

Strona zawiera odnośniki do innych serwisów, w tym do naszych profili w mediach społecznościowych, stron naszych marek (Portivo, Sprawna Matura, Levera) i stron klientów. Po przejściu na nie obowiązują polityki prywatności ich administratorów.

14. Zmiany polityki

Aktualizujemy politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest zawsze dostępna na tej stronie.